Sprawdź, kto powinien złożyć ZAW-FA jak najszybciej

Dotychczas w woj. podlaskim jedynie co czwarty podmiot złożył ZAW-FA – zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Temat dotyczy m.in. spółek z o.o., spółek cywilnych, spółek jawnych, stowarzyszeń, samorządowych jednostek organizacyjnych, spółdzielni, fundacji czy związków zawodowych.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wejdzie etapami:

• od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. 

Niemniej, już od 1 lutego wiele podmiotów potrzebuje dostępu do KSeF, żeby móc pobrać faktury wystawiane przez duże firmy i móc je wykorzystać w swoich rozliczeniach. Dotyczy to m.in. takich podmiotów jak:

• Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
• Spółki cywilne nie prowadzące działalności na podstawie umowy zawartej zgodnie z kodeksem cywilnym
• Spółki jawne
• Stowarzyszenia
• Gminne Samorządowe Jednostki Organizacyjne
• Powiatowe Samorządowe Jednostki Organizacyjne
• Samorządy Gospodarcze i Zawodowe niewpisane do KRS 
• Wspólnoty mieszkaniowe
• Spółdzielnie
• Związki zawodowe
• Wspólnoty samorządowe
• Fundacje

Zawiadomienie ZAW-FA pozwala na wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu podmiotu posiadającego osobowość prawną tzw. superadministratora. Nie jest to „deklaracja przejścia na e-faktury", tylko dokument, który pozwoli na uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a także nadawania dalszych uprawnień w KSeF. Składa się go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Jeżeli podatnik nie jest osobą fizyczną i ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, może korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich bez zgłaszania ich w urzędzie. W pozostałych przypadkach, aby korzystać z KSeF, podatnik musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną właśnie przez ZAW-FA.

Z danych podlaskiej Krajowej Administracji Skarbowej wynika, że w podlaskich urzędach skarbowych jak do tej pory formularz ZAW-FA złożyło 6,5 tys. podmiotów. Oznacza to, że zaledwie co czwarta organizacja w regionie jest przygotowana od strony formalnej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF.

Bez tego zgłoszenia organizacja może mieć problem z terminowym nadawaniem dalszych dostępów pracownikom lub biurom rachunkowym, co w przyszłości zablokuje możliwość wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.

Formularz należy złożyć w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego lub w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy e-urząd skarbowy.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-urząd skarbowy

1. Wypełnienie formularza
   • Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
   • Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
   • Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
   • Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
   • Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
   • Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.