Pracodawcy mogą sprawdzić autentyczność zaświadczeń stażowych wydawanych przez ZUS

Każdy pracodawca może już samodzielnie zweryfikować autentyczność dokumentu wystawionego przez ZUS w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Wiarygodność takiego zaświadczenia można sprawdzić zdalnie na stronie internetowej ZUS-u.

ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie umożliwiające potwierdzenie autentyczności elektronicznych zaświadczeń, o których wydanie wystąpił pracownik do ZUS-u na formularzu USP. Co ważne, usługa nie umożliwia weryfikacji zaświadczeń wydawanych przez ZUS na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Aby sprawdzić autentyczność dokumentu, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie [Usługi] i wybrać link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku:

1. Czynności, które musi wykonać pracownik:
   • pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp‑zas‑a” lub „usp‑zas‑r” z rozszerzeniem „.pdf”),
   • udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).
2. Pracodawca podejmuje następujące działania:
   • zapisuje plik na dysku,
   • otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”
   • klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.
3. Usługa zwraca wynik:
   • „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS-u znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,
   • „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS-u nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego dokument dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS-u albo umówić się na e-wizytę. 

Zaświadczenie o stażu pracy potwierdza okresy zatrudnienia, podlegania ubezpieczeniom lub prowadzenia działalności gospodarczej.

W pierwszym kwartale 2026 r. do ZUS-u wpłynęło 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jego obsługi został w dużej mierze zautomatyzowany. Do tej pory ZUS wydał już blisko 1 mln zaświadczeń.