Elektroniczny obieg faktur: co to jest i dlaczego warto go wdrożyć?

W dobie cyfryzacji obieg faktur w firmach przechodzi prawdziwą rewolucję. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu faktur, co znacząco usprawnia procesy biznesowe i pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami finansowymi. Czym dokładnie jest elektroniczny obieg faktur i jak przebiega proces obiegu faktur kosztowych? Oto kompleksowy przewodnik!

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to proces zarządzania fakturami w formie elektronicznej. Dokumenty są rejestrowane, akceptowane i archiwizowane w systemie, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i używania wersji papierowej. Obieg dokumentów obejmuje wszystkie etapy – od rejestracji dokumentów, przez workflow faktur (proces akceptacji faktur), aż po zaksięgowanie faktury w odpowiednim systemie.

Najważniejsze cechy elektronicznego obiegu dokumentów to:

• Automatyzacja pracy – ograniczenie powtarzalnych zadań i ręcznego wprowadzania danych poprzez wykorzystanie narzędzi, takich jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR).

• Bezpieczeństwo danych – elektroniczny system chroni dokumenty przed dostępem osób nieuprawnionych.

• Łatwość integracji – możliwość integracji z systemem ERP i programem księgowym przy pomocy API ułatwia zarządzanie dokumentami.

• Automatyczne przypominanie – system obiegu faktur umożliwia ustawienie powiadomień dla osoby odpowiedzialnej w celu akceptacji dokumentu.

• Lepsza kontrola – pełna przejrzystość w procesie obiegu dokumentów w całej organizacji i możliwość śledzenia statusu faktury w łatwy sposób.

Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur przynosi wiele realnych korzyści dla każdej firmy:

• Oszczędność czasu – dzięki eliminacji ręcznych czynności i automatyzacji procesów, takich jak procesowanie faktur i dekretacja finansowa, zyskujesz więcej czasu na analizę kosztów i inne strategiczne działania.

• Obniżenie kosztów – brak konieczności drukowania faktur i przechowywania ich w formie papierowej to konkretne oszczędności.

• Lepsza organizacja – uporządkowany proces obiegu dokumentów zwiększa efektywność pracy działu księgowości i minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentu.

• Możliwość integracji z KSeF – to bardzo istotne w obliczu obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) - elektroniczny obieg faktur umożliwia pełną integrację i zgodność z regulacjami.

• Łatwy dostęp – faktury w formie elektronicznej są dostępne dla uprawnionych osób w dowolnym miejscu i czasie, również za pomocą telefonu komórkowego.

Proces obiegu faktur kosztowych może wyglądać w praktyce tak:

1. Rejestracja dokumentów – faktura w formie papierowej jest skanowana, a dane są odczytywane za pomocą OCR. Dokument elektroniczny trafia do systemu obiegu faktur.

2. Weryfikacja danych – system sprawdza poprawność informacji, takich jak NIP czy kwoty, eliminując błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych.

3. Proces akceptacji faktur – workflow kieruje dokument do odpowiedniej osoby w strukturze organizacyjnej firmy.

4. Zaksięgowanie faktury – po zatwierdzeniu dokument trafia automatycznie do systemu finansowo-księgowego.

5. Archiwizacja i integracja z KSeF – faktura zostaje zapisana w elektronicznym archiwum.

W związku z obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, firmy muszą dostosować swoje procesy obiegu faktur. Wdrożenie elektronicznego obiegu umożliwia:

• Wysyłkę i odbiór faktur zgodnie z wymaganiami KSeF.

• Łatwe raportowanie, co ułatwia audyt oraz analizę kosztów.

• Eliminację ręcznego przesyłania faktur – wszystko odbywa się w formie elektronicznej.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych oraz innych dokumentów finansowych to klucz do usprawnienia procesów biznesowych w każdej organizacji. Automatyzacja pracy, lepsza kontrola oraz zgodność z KSeF pozwalają firmom na efektywne zarządzanie dokumentami i obniżenie kosztów operacyjnych.