Prezenty dla pracowników i kontrahentów a obowiązek zapłaty podatku za 2018

Święta, rocznica zatrudnienia, podziękowanie za współpracę – okazji do tego, by sprawić prezent kontrahentowi czy pracownikowi nie brakuje. W zależności od tego, komu był on wręczany, jak był finansowany i jaką miał wysokość, inaczej należy go rozliczyć wypełniając papierową deklarację lub uzupełniając PIT online.

Rozliczenie prezentu dla pracownika w deklaracji PIT online lub standardowej

Sposób finansowania upominku to najważniejszy czynnik, który decyduje o tym, jakie zasady będą obowiązywały w danym przypadku.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a kwestia upominku

By nie martwić się opodatkowaniem, najlepiej wręczyć pracownikowi prezent o wartości maksymalnie 1000 zł, który zakupiono w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszu związków zawodowych. Wtedy nie będzie on musiał się z niego rozliczać. Nie ma znaczenia, czy świadczenie będzie miało postać rzeczową, czy zatrudniony otrzyma je w formie pieniędzy – ta zasada nadal będzie obowiązywać. Wyjątek stanowią talony, bony, vouchery (lub też inne upominki, które można wymienić na usługę bądź towar), które w każdym przypadku będą opodatkowane i trzeba to uwzględnić wypełniając PIT online lub w standardowy sposób.

Jeśli natomiast w ciągu całego roku podatkowego pracownik otrzyma prezenty (lub tylko jeden prezent), których łączna wartość wyniesie więcej niż 1000 zł, nadwyżka ponad tę kwotę zostanie opodatkowana.

Ustalając wartość prezentu finansowanego z ZFŚS należy mieć na uwadze kryterium socjalne.

Środki obrotowe firmy na zakup prezentu

Nie zawsze istnieje możliwość sfinansowania upominków z ZFŚS. Alternatywą mogą być wtedy środki obrotowe firmy. Oznacza to jednak koszty – taki prezent podlega opodatkowaniu, bo jest uznawany za przychód ze stosunku pracy. W rezultacie wyższa o wartość prezentu staje się podstawa opodatkowania, co skutkuje większą kwotą zaliczki na podatek i wyższymi składkami na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne. Zostają one pobrane przez pracodawcę, który musi też odprowadzić składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Co ważne, przedsiębiorca może zaliczać niektóre wydatki na prezenty finansowane ze środków obrotowych do kosztów uzyskania przychodów, ale z pewnymi wyjątkami. Jednym z nich jest zakup alkoholu. Nie można o tym zapomnieć przy składaniu deklaracji PIT online.

Prezenty a podatek VAT

W określonych przypadkach przedsiębiorca musi też zapłacić podatek VAT od przekazanych towarów, gdy obdarowuje pracowników prezentami. Będzie to konieczne jeśli ma (przynajmniej częściowe) prawo do odliczenia podatku, a upominek został przekazany na cele osobiste zatrudnionego. VAT nie musi być natomiast płacony wtedy, kiedy wartość prezentu dla pracownika była niewielka (lub była to próbka) i na dodatek wręczono mu go na cele związane z działalnością gospodarczą. Ta zasada obowiązuje nawet wtedy, gdy podatnik mógł odliczyć podatek VAT kupując prezent.

Mając to na uwadze, warto wiedzieć, że jako niską wartość uznaje się:

- nie więcej niż 100 zł (netto) – pod warunkiem, że pracodawca prowadzi ewidencję, w której można znaleźć informacje o tym, komu dokładnie były wręczane upominki w ciągu roku podatkowego, czyli możliwe jest określenie tożsamości tych osób; limit 100 zł bierze pod uwagę zsumowaną wartość wszystkich towarów przekazywanych jednej osobie;

- nie więcej niż 10 zł (netto) – limit ten stanowi wysokość kosztów wytworzenia lub ceny jednostkowej nabycia towaru i jest stosowany jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi wykazu,  dzięki któremu można poznać tożsamość obdarowywanych.

Opodatkowanie prezentów dla kontrahentów

Prezenty trafiają nie tylko do pracowników, ale również do kontrahentów. Mogą być wręczane jako wyraz uznania, np. w podziękowaniu za owocną współpracę, a w niektórych przypadkach pełnią rolę reklamy. Czasem trzeba zapłacić za nie podatek, ale nie w każdym przypadku tak będzie.

Promocja firmy

Koszty przeznaczone na upominki, które mają promować, reklamować firmę nie będą musiały zostać rozliczone ani w PIT online, ani w deklaracji papierowej, o ile przedsiębiorca dostosuje się do pewnych wymogów. Nie może przeznaczyć na nie więcej niż 200 zł i będą to prezenty, na których znajduje się logo przedsiębiorstwa. To nie wszystko – zgodnie z prawem prezent nie może trafić do kogoś, kto jest pracownikiem przedsiębiorcy albo współpracuje z nim w ramach umowy zlecenie (chyba, że to nie zleceniodawca odprowadza za niego składki). W sytuacji, kiedy powyższe warunki nie zostaną spełnione, kontrahent będzie miał obowiązek doliczenia wartości podarunku do swojego przychodu.

A jak przedstawia się sytuacja przedsiębiorcy, który wręczył prezent kontrahentowi? W przypadku upominków pełniących funkcje reklamowe, promocyjne – wydatki na nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Prawo pozwala na taki zabieg zawsze, gdy nie ma wątpliwości, że celem zakupu było osiągnięcie przychodów albo też zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów (z pewnymi wyjątkami – są to koszty opisane w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku doch. od os. prawnych). Gdy nie jest to całkowicie oczywiste, przedsiębiorca powinien udowodnić, że wydatek miał (przynajmniej pośredni) wpływ na wysokość przychodu firmy, jeśli chce uznać go za koszt uzyskania przychodu.

Należy przy tym zaznaczyć, że koszty reprezentacji nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu i są opodatkowane.

Jeśli otrzymałeś podarunek lub sam go wręczyłeś – jako przedsiębiorca – i w związku z tym musisz się rozliczyć, najłatwiej zrobisz to wypełniając PIT online przez program, który wykona za Ciebie wszystkie niezbędne obliczenia. To znacznie zmniejszy ryzyko popełnienia błędu w deklaracji. Program PIT pro jest całkowicie bezpłatny, a żeby z niego korzystać nie musisz mieć bogatej wiedzy o podatkach.  

>>> Rozlicz PIT 2019 już dziś! Pobierz Program PIT Pro / Wypełnij PIT Online / Rozlicz PIT prze telefon w 5 minut! <<<

Źródło: Portal podatkowy Podatnik.Info oferujący Darmowy Program PIT Pro 2018/2019