Efektywna archiwizacja - jak poprawić wydajność twojej firmy

Na funkcjonowanie przedsiębiorstwa wpływa wiele czynników: zaangażowanie i kompetencje pracowników, sposób zarządzania, automatyzacja procesów oraz… rzetelna archiwizacja dokumentacji. Dlaczego właściwe przechowywanie firmowych druków jest tak ważne i jak to robić poprawnie? 

Dobrze zorganizowane archiwum ułatwia dostęp do potrzebnych w danym momencie informacji, minimalizuje ryzyko utraty dokumentów, a także pomaga przestrzegać przepisów związanych z ochroną danych osobowych i obowiązkowym czasem przechowywania konkretnych faktur czy umów.

Z kolei bałagan w papierach to prosta droga do niepotrzebnego zamieszania w firmie, a nawet strat finansowych. Pracownicy tracą czas na szukanie informacji w nieuporządkowanych drukach. Co więcej, łatwiej o wyciek wrażliwych danych. W razie kontroli audytorowi na pewno nie spodoba się rozgardiasz w archiwum – może to skutkować różnymi nieprzyjemnościami, w tym nałożeniem grzywny.

Zanim dokumenty trafią do archiwum, należy je skategoryzować i opisać. Podział na kategorie powinien obejmować typ druku (np. umowy o pracę, deklaracje ZUS, księgi rachunkowe itp.) oraz datę i czas przechowywania. Dzięki temu łatwiej będzie odnaleźć w razie potrzeby dany druk. Nie przegapisz również momentu, w którym dana umowa czy faktura powinna trafić do niszczarki.

Kolejną ważną kwestią jest zapewnienie aktom ochrony. Należy je przechowywać w taki sposób, który zabezpieczy je przed zalaniem czy pożarem. Ponadto właściwa archiwizacja dokumentacji powinna zabezpieczać poufne dane przed kradzieżą. Z tego względu dostęp do fizycznego archiwum należy ograniczyć, zaś dokumenty w formie elektronicznej chronić za pomocą haseł.

Archiwizację dokumentacji możesz prowadzić we własnym zakresie, zlecając porządkowanie umów czy faktur swojemu pracownikowi. Sprawdza się to w mniejszych przedsiębiorstwach, które nie generują dużej ilości dokumentów. Decydując się na takie rozwiązanie, trzeba jednak trzymać rękę na pulsie. Należy pamiętać o terminach przechowywania dokumentów i być na bieżąco ze zmieniającym się prawem.

Jeśli jednak toniesz w papierach, nie masz wystarczającej przestrzeni na przechowywanie dziesiątek pudeł z aktami czy setek segregatorów, rozważ zlecenie archiwizacji zewnętrznej firmie. Ekoakta oferuje kompleksowy zakres usług. Doświadczeni i odpowiednio przeszkoleni specjaliści opracują i uporządkują Twoje dokumenty. W razie potrzeby zutylizują przedawnione druki. Możesz mieć pewność, że cały proces przebiegnie w sposób bezpieczny, zgodny z RODO. Ty zaś będziesz mógł w pełni poświęcić się prowadzeniu swojego biznesu.

Nie ma efektywnego działania firmy bez prawidłowej archiwizacji dokumentów. Warto więc zadbać o ten aspekt swojego przedsiębiorstwa samodzielnie lub z pomocą profesjonalistów.