ZUS: Nowe zasady ustalania stażu pracy

Do ZUS wpłynęło już niemal 819 tys. wniosków o wydanie zaświadczeń potwierdzających okresy innej aktywności zawodowej niż wykonywanej w ramach stosunku pracy. Od 1 maja 2026 r. nowe przepisy dotyczące ustalania stażu pracy obowiązują już wszystkich pracodawców, natomiast w jednostkach sektora finansów publicznych weszły w życie 1 stycznia 2026 r.

Obecnie do stażu pracy można zaliczyć także inne okresy niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Część z nich potwierdzają zaświadczenia wydawane przez ZUS. Są to okresy, w których dana osoba była objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, opłacała składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe albo była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego w związku z korzystaniem z tzw. ulgi na start.

Zmiany w stażu pracy od 2026 r. nie mają wpływu na wysokość emerytury ani renty. Do ZUS wpływają również wnioski o zaświadczenia „stażowe” składane przez emerytów, którzy nie są już aktywni zawodowo. Nowe przepisy nie zmieniły ich sytuacji, ponieważ staż pracy to nie to samo co staż ubezpieczeniowy, od którego zależy m.in. prawo do emerytury i jej wysokość.

Aby uzyskać zaświadczenie „stażowe” z ZUS, należy złożyć odpowiedni wniosek. Wniosek USP służy do uzyskania zaświadczenia potwierdzającego okresy ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r. Można go złożyć wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem platformy eZUS. Jeżeli zaświadczenie ma dotyczyć wyłącznie okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., należy złożyć wniosek US-7. Można go przekazać elektronicznie przez eZUS lub w formie papierowej w placówce ZUS.

Natomiast, jeżeli okres ubezpieczenia rozpoczął się przed 1 stycznia 1999 r. i trwał również po tej dacie, należy złożyć dwa odrębne wnioski:

• US-7 – za okres ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r.,
• USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 r.

Jednym z najczęstszych błędów jest składanie wniosku USP zamiast US-7 w celu potwierdzenia okresów ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r. Okresy te nie są zapisane na indywidualnym koncie ubezpieczonego w ZUS, dlatego nie mogą zostać potwierdzone na podstawie wniosku USP. W takiej sytuacji ZUS wyda decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Aby potwierdzić okresy ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 r., należy złożyć wniosek US-7.

Gdy odpowiedź na wniosek USP pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony lub pełnomocnik otrzymuje informację. Jeśli mają włączone powiadomienia, otrzymają informację SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mobilnej mZUS – zgodnie z preferencjami ustawionymi w zakładce Ustawienia → Ustawienia subskrypcji. Jeśli osoba, która spodziewa się odpowiedzi na wniosek, nie ma takich ustawień, powinna regularnie logować się do eZUS i sprawdzać, czy decyzja lub zaświadczenie już tam czeka. ZUS zachęca więc do aktywowania powiadomień, aby na bieżąco otrzymywać informacje o nowych dokumentach.

Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). 

ZUS odmawia wydania zaświadczenia, najczęściej w sytuacji, gdy:

• klient wskaże na wniosku okres wykonywania umowy zlecenia w czasie, gdy miał status ucznia lub studenta i nie ukończył 26 lat, a więc nie podlegał z tego tytułu ubezpieczeniom,
• klient wskaże okres ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia lub działalności gospodarczej, a na mocy odrębnych przepisów nie podlegał w tym czasie obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, ponieważ był objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu. W decyzji odmownej ZUS podaje informację o okresie ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu wskazanego we wniosku,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych występują błędy i wydanie zaświadczenia
  o opłaconych składkach na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej jest niemożliwe,
• w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych są błędy albo ZUS ich nie  otrzymał i dlatego nie może wydać zaświadczenia o przebiegu ubezpieczenia z tytułu umowy zlecenia.

Jeżeli na koncie klienta nie ma informacji o zgłoszeniu do ubezpieczeń w zakresie, w jakim Zakład wydaje zaświadczenie, klient otrzyma decyzję o odmowie jego wydania. Jeśli klient posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie wnioskowanej przez niego aktywności zawodowej, może złożyć wniosek o wszczęcie postępowania wyjaśniającego  i dołączyć do niego odpowiednie dokumenty.